Pour vous approprier les principes et les méthodes archivistiques appliquées à la collecte, au traitement, à la conservation, à la communication et à la valorisation des archives publiques, le SPAA-TPFT publie un référentiel destiné aux correspondants archivistiques des services et des établissements publics de la Polynésie française.

Constitué de conseils scientifiques et techniques (référentiel) et de formulaires types nécessaires à l’archivage public, ce manuel pratique sera diffusé le plus largement possible et tenu à la disposition de tous les agents le nécessitant:

• Référentiel SPAA-TPFT 2000-2023 (MAJ 15/05/2024) ;
• Circulaire relative à l’obligation d’archivages incombant aux organismes publics de la Polynésie française ;
• Inventaire sommaire élimination ;
• Inventaire sommaire versement ;
• Récolement sommaire ;
• Bordereau de versement ;
• Bordereau d’élimination ;
• Échantillonnage ;
• État sanitaire des archives.

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La communicabilité des documents

• Communicabilité immédiate : tous documents destinés au public par nature
• Délai normal de libre communicabilité : 30 ans ou plus
• Dérogations possibles, avec obligation de réserve et interdiction de reproduction
• Les droits d’auteurs et droits associés

Principaux fonds d’archives publiques

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Pour préparer l’histoire de demain, l’archiviste collecte deux types d’archives:

Longtemps connu sous l’intitulé du Service Des Archives Territoriales, suite à la refonte des établissements publics du Pays, le 07 décembre 2011, le Service du Patrimoine Archivistique et Audiovisuel de la Polynésie est créé, avec pour mission première la constitution, la conservation, et la valorisation du patrimoine archivistique et audiovisuel de la Polynésie française.

Les Archives constituent le Patrimoine de la Polynésie française notamment grâce dépôt légal. Instauré en France par l’ordonnance de Montpellier du 28 décembre 1537, il est l’obligation légale faite aux producteurs et diffuseurs de documents de les déposer auprès des organismes dépositaires, qui sont tenus de les conserver et de les signaler. Par arrêté du 12 janvier 1995, JORF n°17 du 20 janvier 1995 page 1064 texte 35, les Archives de la Polynésie française ont été habilités à recevoir le dépôt légal imprimeur.