Pour préparer l’histoire de demain, l’archiviste collecte deux types d’archives:

Les Archives constituent le Patrimoine de la Polynésie française notamment grâce dépôt légal. Instauré en France par l’ordonnance de Montpellier du 28 décembre 1537, il est l’obligation légale faite aux producteurs et diffuseurs de documents de les déposer auprès des organismes dépositaires, qui sont tenus de les conserver et de les signaler. Par arrêté du 12 janvier 1995, JORF n°17 du 20 janvier 1995 page 1064 texte 35, les Archives de la Polynésie française ont été habilités à recevoir le dépôt légal imprimeur.

Les archives sont liées à la notion de fonds (principe de respect des fonds) et sont classés en séries suivant un classement national. Ces fonds représentent ainsi tout document qui a été produit (et conservé) dans un temps donné par une personne physique ou morale (exemple: une administration, une association, un particulier…). L’identification du fonds est définie à partir de la provenance des documents.