Les archives sont liées à la notion de fonds (principe de respect des fonds) et sont classés en séries suivant un classement national. Ces fonds représentent ainsi tout document qui a été produit (et conservé) dans un temps donné par une personne physique ou morale (exemple: une administration, une association, un particulier…). L’identification du fonds est définie à partir de la provenance des documents. L’archiviste, une fois le fonds déterminé, procède alors au traitement en respectant les mesures appropriées mise en œuvres, soit: 1- Le dépoussiérage : la poussière est ennemie des archives. Elle contient des débris, inertes ou non, et des micro-organismes. Des mesures d’hygiène très strictes sont prises tant pour le personnel que pour les locaux. Parallèlement au dépoussiérage, il est recommandé de retirer toutes les agrafes et épingles en fer dont la rouille a tendance à agresser les documents. 2- La cotation: à chaque article est affectée une cote qui correspond à la fois à un classement intellectuel (l’ordre logique de l’article dans le fonds), et à un rangement matériel. Cette cote est composée généralement de deux, trois ou parfois quatre éléments, et permet d’identifier et de repérer le document que l’on souhaite consulter. 3- L’estampillage : l’estampille est un des éléments de preuve de l’appartenance d’un document aux collections publiques. Les produits utilisés dans ce cadre doivent eux aussi répondre à des exigences de stabilité et d’inertie : l’encre doit par exemple être stable, inerte et indélébile. 4- Le conditionnement : chemises et boîtes sont de formats adaptés à la taille des documents. Elles sont faites dans des matériaux spécifiques, au pH neutre, si possible résistants au feu et à l’eau.