Réglementation

La durée d’utilité administrative (DUA) est la durée pendant laquelle les documents, données ou informations archivées doivent être conservés et gardés en état, afin d’être consultés et utilisés, soit par ceux qui les ont produits, soit par des services d’archives. Elle fixe l’obligation de conservation des documents générés en entreprise de leur création jusqu’à leur archivage et/ou leur destruction. Elle s’exprime généralement en nombre d’années. Elle fixe le temps de conservation, et le sort final du document, une fois ce temps écoulé. La DUA s’organise le plus souvent sous forme d’un tableau de tri et de conservation qui fixe au préalable pour chaque document, leur durée de conservation. Ce type de processus est obligatoire dans les services d’archive par exemple. La durée d’utilité administrative (DUA) fixée aux documents relève de deux critères :

• L’obligation légale de conservation de certains documents, notamment les délais d’acquisition, extinction ou prescription pour chaque type de documents;
• L’obligation fonctionnelle qui recouvre le besoin de conservation des documents dans le cadre de leur utilité à l’entreprise, que ce soit pour un besoin d’utilisation courante, ou d’une conservation garantissant le retour aux informations à posteriori de son utilisation courante, en cas de litige par exemple.

LES ARCHIVES SONT PROTÉGÉES PAR LA LOI

Pour les archives publiques

Un jour à deux mois d’emprisonnement Amende de 5.000 F à 500.000 F

Pour les archives privées

Interdiction d’exportation sans autorisation Droit de préemption du Pays